Dalam dunia bisnis, pengelolaan proses pembelian yang efisien sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan kesehatan finansial perusahaan. Salah satu elemen kunci dalam proses ini adalah pesanan pembelian atau purchase order (PO), yang berfungsi sebagai dokumen resmi untuk memesan barang atau jasa dari pemasok.
Dengan menggunakan PO, perusahaan dapat memastikan bahwa semua transaksi pembelian terdokumentasi dengan baik, mengurangi risiko kesalahan, dan mempermudah pengendalian persediaan.
Accurate 5, sebagai software akuntansi terkemuka di Indonesia, menyediakan fitur pesanan pembelian yang dirancang untuk mempermudah pengguna dalam mengelola proses pembelian. Fitur ini memungkinkan pencatatan aktivitas pemesanan barang kepada vendor secara efisien dan terstruktur.
Mengapa Pesanan Pembelian Penting?
Pesanan pembelian memiliki peran krusial dalam siklus pembelian perusahaan. Beberapa alasan mengapa PO penting antara lain:
- Dokumentasi Resmi: PO berfungsi sebagai bukti tertulis atas permintaan barang atau jasa kepada pemasok, sehingga mengurangi potensi kesalahpahaman.
- Kontrol Anggaran: Dengan menggunakan PO, perusahaan dapat memantau dan mengendalikan pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
- Manajemen Persediaan: PO membantu dalam perencanaan dan pengendalian persediaan, memastikan ketersediaan barang sesuai kebutuhan tanpa overstock.
Fitur Pesanan Pembelian pada Accurate 5
Accurate 5 menyediakan fitur pesanan pembelian yang komprehensif untuk mendukung proses pembelian perusahaan.
Berikut ini langkah-langkah untuk membuat pesanan pembelian di Accurate 5:
- Buka Accurate 5 dan navigasikan ke menu Aktivitas > Pembelian > Pesanan Pembelian.
- Mengisi informasi vendor berupa:
- Vendor: Pilih nama pemasok dari daftar vendor yang telah terdaftar. Jika vendor belum terdaftar, Anda dapat menambahkannya langsung melalui formulir ini.
- PO Number: Isi nomor pesanan pembelian sesuai dengan sistem penomoran perusahaan Anda.
- PO Date: Tentukan tanggal pembuatan pesanan pembelian.
- Menentukan syarat dan ketentuan, antara lain:
- FOB (Free On Board): Pilih syarat penyerahan barang, apakah di titik pengiriman (Shipping Point) atau di tujuan (Destination Point).
- Terms: Pilih syarat pembayaran yang telah disepakati dengan vendor.
- Ship Via: Tentukan metode pengiriman barang yang akan digunakan.
- Ship To: Isi alamat tujuan pengiriman barang. Secara default, field ini akan terisi sesuai dengan alamat perusahaan, namun dapat diubah sesuai kebutuhan.
- Menambahkan barang atau jasa yang dipesan:
- Item: Pilih barang atau jasa yang akan dipesan dari daftar item yang tersedia.
- Quantity: Tentukan jumlah barang atau jasa yang dipesan.
- Unit Price: Masukkan harga per unit barang atau jasa tersebut.
- Amount: Total harga akan terhitung otomatis berdasarkan jumlah dan harga per unit.
- Informasi Tambahan
- Expected Date: Tentukan perkiraan tanggal barang atau jasa akan diterima.
- Description: Tambahkan keterangan tambahan jika diperlukan.
- Setelah semua informasi terisi dengan benar, klik Simpan & Tutup untuk menyimpan pesanan pembelian. Jika diperlukan, Anda dapat mencetak PO sebagai dokumen fisik untuk disampaikan kepada vendor.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, proses pembuatan pesanan pembelian di Accurate 5 dapat dilakukan dengan mudah dan efisien.
Ikuti Pelatihan Accurate 5 Sekarang
Untuk memaksimalkan pemanfaatan fitur pesanan pembelian dan fitur-fitur lainnya di Accurate 5, penting bagi pengguna untuk memahami cara kerja dan fungsionalitasnya secara mendalam. Anda dapat mengikuti pelatihan Accurate 5 yang kami selenggarakan.
Jangan lewatkan kesempatan ini untuk meningkatkan kompetensi Anda dalam mengelola bisnis dengan Accurate 5. Hubungi customer service kami sekarang untuk informasi lebih lanjut mengenai jadwal dan pendaftaran pelatihan.
Dengan mengikuti pelatihan ini, Anda dapat memastikan bahwa bisnis Anda berjalan lebih efisien dan efektif, serta siap menghadapi berbagai tantangan di masa depan.
