Dalam proses pembelian barang, dokumen purchase order (PO) memegang peran penting sebagai dasar pemesanan resmi kepada pemasok. Dokumen ini menjadi acuan kuantitas barang, harga, serta syarat pembelian lainnya agar transaksi berjalan lancar dan dapat dipertanggungjawabkan. Pada Accurate 5, Anda bisa membuat purchase order dengan sangat mudah sambil tetap menjaga ketertiban pencatatan.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari langkah-langkah membuat formulir purchase order, bagian-bagian penting yang perlu diperhatikan, serta tips agar proses pembelian lebih terkontrol di Accurate 5.
Apa Itu Purchase Order dalam Accurate 5?
Purchase order adalah dokumen permintaan pembelian resmi yang dikirimkan kepada pemasok. Dokumen ini berfungsi untuk memastikan bahwa perusahaan dan pemasok memiliki kesepakatan yang jelas mengenai barang yang dipesan.
Di Accurate 5, purchase order juga menjadi dasar untuk transaksi berikutnya seperti Penerimaan Barang (Receive Item) dan Faktur Pembelian (Purchase Invoice). Dengan membuat PO terlebih dahulu, seluruh alur pembelian akan tercatat secara lebih rapi dan otomatis saling terkait.
Beberapa manfaat pembuatan PO di Accurate 5:
- Menghindari kesalahan jumlah atau harga barang yang dipesan
- Mempermudah rekonsiliasi antara PO, penerimaan barang, dan faktur pembelian
- Menyediakan histori transaksi pembelian yang mudah dilacak
- Menjaga konsistensi anggaran dan kontrol stok
Cara Membuat Formulir Purchase Order di Accurate 5
Berikut langkah-langkah untuk membuat formulir PO sesuai dengan alur kerja di Accurate 5:
- Masuk ke Accurate 5, kemudian pilih menu Pembelian → Purchase Order.
- Klik “Purchase Order Baru”. Lalu Anda akan diarahkan ke formulir PO yang masih kosong.
- Isi informasi pemasok yang biasanya meliputi:
- Nama vendor
- Alamat
- Termin pembayaran
- Kontak pemasok
- Accurate 5 akan memberi nomor otomatis, tetapi Anda bisa menggantinya jika perusahaan Anda memiliki format khusus. Isi juga tanggal pembuatan dan tanggal jatuh tempo (jika diperlukan).
- Pada bagian tabel barang, klik Tambah Barang, lalu pilih item dari daftar persediaan. Setiap baris barang memuat informasi penting seperti:
- Kode dan nama barang
- Kuantitas yang dipesan
- Harga satuan
- Gudang tujuan (jika ada lebih dari satu gudang)
- Diskon (jika diterapkan per item)
Anda dapat menambahkan catatan internal atau untuk pemasok melalui kolom memo.
- Accurate 5 akan menghitung subtotal secara otomatis berdasarkan kuantitas dan harga. Jika ada pajak atau biaya tambahan, tambahkan pada bagian bawah formulir.
- Setelah memastikan seluruh detail sudah benar, klik Simpan. Formulir PO akan masuk ke daftar pembelian dan dapat digunakan untuk proses berikutnya.
Menghubungkan Purchase Order dengan Transaksi Lain
Setelah PO dibuat dan dikirim ke pemasok, Anda dapat melanjutkan proses dengan mudah:
- Convert ke Penerimaan Barang (Receive Item) ketika barang datang
- Convert ke Faktur Pembelian (Purchase Invoice) ketika vendor mengirimkan tagihan
- Cek status PO untuk melihat jumlah barang yang sudah diterima atau belum
Accurate 5 secara otomatis menghubungkan dokumen-dokumen ini sehingga meminimalkan risiko double input atau kesalahan pencatatan.
Ikuti Pelatihan Accurate 5 Sekarang
Jika Anda ingin memahami lebih dalam cara mengelola purchase order, alur pembelian, hingga otomatisasi pencatatan di Accurate 5, Anda bisa mengikuti pelatihan resmi bersama Szeto Accurate Consultant. Tim kami akan membantu Anda memaksimalkan fitur pembelian sehingga proses procurement perusahaan menjadi lebih efisien dan akurat.
Hubungi customer service kami sekarang juga untuk mendapatkan jadwal pelatihan dan konsultasi penggunaan Accurate 5 sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
