Fitur Purchase Requisition [Permintaan Pembelian] Accurate 5

Di dunia pengadaan barang, terasa sangat penting bagi tim internal untuk mengajukan permintaan pembelian dengan prosedur yang jelas sebelum benar-benar melakukan pemesanan ke vendor. Di Accurate 5, fitur purchase requisition hadir untuk memediasi proses ini. Dengan fitur ini, bagian operasional atau gudang bisa membuat permintaan, tim pembelian bisa mengecek anggaran, dan pengambilan keputusan bisa lebih terstruktur.

Apa Itu Purchase Requisition di Accurate 5?

Purchase requisition merupakan dokumen internal yang digunakan sebagai permintaan untuk membeli barang atau jasa. Namun uniknya, meskipun menyampaikan niat pembelian, formulir ini belum memengaruhi posisi keuangan perusahaan secara langsung. 

Di Accurate 5, fitur ini sebagai langkah kontrol sebelum membuat purchase order (PO). Dengan sistem ini, perusahaan bisa mengatur permintaan dari berbagai divisi, mengecek anggaran, dan memberikan jejak persetujuan sebelum pengadaan benar-benar dilakukan. 

Manfaat Menggunakan Purchase Requisition

Berikut beberapa manfaat menerapkan purchase requisition di Accurate 5 bagi perusahaan:

• Kontrol Anggaran: Dengan adanya PR, divisi purchasing bisa menilai kebutuhan dan alokasi anggaran sebelum benar-benar melakukan pembelian. 
• Transparansi Internal: Permintaan dari berbagai departemen bisa dikelola dalam satu sistem sehingga mudah dilacak siapa meminta, kapan, dan untuk apa. 
• Pengamanan dari Kecurangan: Karena PR menuntut persetujuan formal, kesalahan atau “pembelian gelap” bisa diminimalisir. 
• Efisiensi Proses Pengadaan: Setelah PR disetujui, tim procurement dapat langsung mengonversinya ke PO, mempercepat alur pengadaan dan mengurangi duplikasi kerja. 
• Integrasi dengan Proyek: PR bisa dikaitkan dengan proyek tertentu (Work Price Analysis), sehingga pengadaan barang bisa transparan dan terukur terhadap kebutuhan proyek. 

Cara Membuat Formulir Purchase Requisition di Accurate 5

Berikut panduan langkah demi langkah membuat PR di Accurate 5:

1. Mauk ke menu Activities → Purchase → Purchase Requisition. Alternatifnya bisa melalui Explorer dengan memilih ikon Purchase → Purchase Requisition. 
2. Isi nomor dan tanggal pembuatan PR. Lalu deskripsi barang akan terisi otomatis sesuai item yang dipilih. 
3. Isi kolom Qty (jumlah barang yang ingin dipesan) dan item unit.
4. Set tanggal kapan barang/jasa dibutuhkan agar tim procurement bisa membuat perencanaan lebih bagus. 
5. Isi kolom Note  jika ada informasi tambahan, misal alasan pembelian atau detail teknis. 
6. Jika pengadaan terkait dengan proyek, pilih nomor proyek agar PR bisa menjadi referensi RAB atau Work Price Analysis. 
7. Ada tombol “Get From Memorize” yang memungkinkan Anda membuat PR berdasarkan template yang pernah disimpan sebelumnya. 
8. Klik Save & New jika ingin terus buat PR lainnya; atau Save & Close untuk menyimpan dan keluar dari form. 

Mengelola Daftar Purchase Requisition

Setelah membuat PR, Anda bisa melihat dan mengelolanya lewat daftar khusus. Berikut poin penting di daftar tersebut:

1. Buka menu: List → Purchase → Purchase Requisition untuk melihat semua formulir yang sudah dibuat. 
2. Pada daftar PR, tersedia opsi seperti: New, Edit, Delete, Filter, Refresh, dan Print. 
3. Pengeditan atau penghapusan formulir hanya bisa dilakukan sebelum PR tersebut dikonversi menjadi PO. 
4. Klik kanan di salah satu baris PR untuk pilihan cepat (New, Edit, Delete, Sort, Refresh). 
5. Kolom penting pada daftar PR meliputi No (nomor PR), Date (tanggal pengajuan), dan Description (keterangan singkat terkait permintaan). 

Ikuti Pelatihan Accurate 5 Sekarang

Agar tim Anda bisa memanfaatkan fitur purchase requisition di Accurate 5 dengan maksimal — mulai dari setup form, integrasi dengan proyek, hingga alur konversi ke purchase order — Yuk ikuti pelatihan resmi dari Szeto Accurate Consultant. Training kami dirancang agar praktis, aplikatif, dan relevan dengan workflow pengadaan di perusahaan Anda.

Hubungi customer service Szeto sekarang juga untuk mendapatkan informasi jadwal pelatihan dan paket yang sesuai kebutuhan tim procurement dan keuangan Anda.