Uang muka penjualan (down payment) umum digunakan ketika pelanggan membayar sebagian sebelum barang atau jasa dikirim. Namun, ada situasi di mana uang muka ini harus dikembalikan — entah karena pembatalan pesanan, pengurangan pesanan, atau alasan lain.
Bila uang muka tersebut termasuk PPN, proses pengembalian jadi sedikit lebih rumit karena pajak harus dihitung ulang. Di Accurate 5, ada cara yang tepat untuk menangani pengembalian uang muka + PPN agar pencatatannya tetap rapi dan akurat.
Artikel ini akan membahas kenapa pengembalian uang muka perlu perlakuan khusus, bagaimana melakukannya di Accurate 5, dan kiat verifikasi agar audit trail tetap bersih.
Mengapa Perlu Mengembalikan Uang Muka dengan Benar
Jejak keuangan yang jelas: Dengan mencatat pengembalian melalui formulir retur yang benar, Anda menjaga alur audit dan catatan kas tetap akurat.
Kepatuhan pajak: Bila uang muka awalnya dikenakan PPN, pengembalian harus mencakup proporsi pajak agar tidak ada selisih pajak yang hilang. Szeto Accurate mencatat bahwa PPN harus dihitung ulang saat retur uang muka.
Kepercayaan pelanggan: Proses refund yang transparan (dengan jurnal dan pencatatan yang jelas) membantu menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
Cara Mengembalikan Uang Muka Penjualan (+ PPN) di Accurate 5
Berikut ini langkah-langkah untuk mengembalikan uang muka penjualan dengan PPN di Accurate 5:
1. Buat Faktur “Opening Balance” untuk Uang Muka
- Buat faktur penjualan baru dengan item “Opening Balance” (atau item sejenis) yang mencerminkan nilai uang muka yang akan dikembalikan.
- Set kode pajak PPN sesuai, lalu centang opsi Inclusive Tax jika uang muka awal sudah termasuk pajak.
- Ketika membuat faktur, pilih nomor uang muka yang akan dikembalikan melalui tombol “Pilih Uang Muka”.
- Simpan faktur tersebut, maka sistem akan membuat jurnal otomatis untuk mencatat uang muka + PPN.
2. Buat Retur Penjualan untuk Nilai Uang Muka
- Di menu Penjualan, buka Retur Penjualan. Pastikan Anda mengaktifkan preferensi agar retur uang muka yang sudah lunas bisa diproses.
- Pilih jenis retur “Uang Muka” dan tentukan nomor faktur terkait.
- Di tab rincian, input nilai retur yang sama dengan jumlah uang muka (termasuk bagian PPN). Pastikan sisa uang muka setelah retur tercatat dengan benar.
- Pada tab “Info Lainnya”, bisa tambahkan keterangan, pajak, atau alamat jika diperlukan. Setelah itu, klik Simpan.
- Periksa Rincian Jurnal dari transaksi retur untuk memastikan akun yang digunakan (akun uang muka, akun PPN) sudah benar.
3. Catat Pengembalian Uang ke Pelanggan
Setelah retur dibuat, Anda perlu membuat transaksi Penerimaan Penjualan (atau form pembayaran) untuk benar-benar mengeluarkan kas/bank kembali ke pelanggan. Di bagian pembayaran, sistem akan mencatat nilai negatif (minus) sesuai jumlah yang dikembalikan. Simpan transaksi pembayaran ini agar saldo kas dan utang uang muka benar-benar tercermin.
Tips Verifikasi dan Praktik Terbaik
- Sebelum melakukan retur, cek saldo uang muka pelanggan agar tidak over-refund. Szeto menyarankan verifikasi saldo customer sebelum memproses retur.
- Gunakan preview jurnal sebelum menyimpan retur dan pembayaran agar Anda bisa memastikan akun mana yang terkena dampak.
- Simpan dokumentasi seperti surat pengajuan refund atau persetujuan manajemen sebagai bukti audit agar proses pengembalian transparan.
- Batasi hak akses hanya pada user tertentu untuk membuat retur dan pengeluaran kas, supaya tidak disalahgunakan.
Ikuti Pelatihan Accurate 5 Sekarang
Kalau tim Anda masih ragu dalam menangani pengembalian uang muka penjualan + PPN di Accurate 5, Anda bisa mengikuti pelatihan di Szeto Accurate Consultant. Di sesi pelatihan, kami akan menunjukkan simulasi kasus nyata hingga menyusun template SOP agar proses pengembalian kas & jurnal selalu bersih dan dapat diaudit. Hubungi customer service kami sekarang untuk menjadwalkan pelatihan sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
