Dalam proses distribusi barang, pencatatan dan dokumentasi yang rapi penting bagi bisnis yang mengelola lebih dari satu gudang atau lokasi penyimpanan. Salah satu aspek penting dalam dokumen pengepakan seperti packing list atau surat jalan adalah menampilkan informasi nama gudang tempat barang berasal. Bukan hanya untuk keperluan internal, tapi juga sebagai informasi tambahan yang sangat berguna bagi mitra logistik atau pelanggan.
Accurate sudah menyediakan fitur multi-gudang dan desain cetakan yang fleksibel. Namun, tak sedikit pengguna yang kebingungan saat ingin menampilkan nama gudang asal barang di dokumen cetakan mereka. Padahal, informasi ini bisa sangat berguna untuk keperluan pelacakan, audit, maupun sebagai bagian dari SOP distribusi barang.
Kenapa Nama Gudang Perlu Dicantumkan?
Sebelum membahas teknis pengaturannya, mari kita bahas dulu kenapa informasi nama gudang penting untuk ditampilkan:
- Identifikasi lokasi asal barang: Jika Anda mengelola lebih dari satu gudang, mengetahui dari gudang mana barang dikirim bisa mempercepat proses pengecekan saat retur atau saat terjadi kesalahan pengiriman.
- Mendukung kontrol stok antar gudang: Nama gudang yang tercantum jelas di dokumen cetakan memudahkan tim inventory mencocokan data antara sistem dan fisik.
- Mempermudah koordinasi tim logistik: Tim gudang dan tim pengiriman lebih sinkron karena informasi gudang asal tercantum langsung dalam dokumen cetak seperti surat jalan atau packing list.
- Menunjukkan profesionalisme dalam dokumentasi: Dokumen pengiriman yang dilengkapi informasi lengkap mencerminkan sistem kerja yang rapi dan terstruktur.
Cara Menambahkan Nama Gudang di Desain Cetakan Accurate
Accurate memiliki editor desain cetakan yang fleksibel, baik untuk versi Desktop maupun Online. Anda bisa menyesuaikan berbagai elemen informasi yang akan ditampilkan dalam cetakan, termasuk nama gudang. Berikut ini langkah-langkah untuk menambahkan nama gudang pada desain cetakan pengepakan barang:
1. Buka salah satu dokumen transaksi pengepakan barang, misalnya di menu Pengiriman Penjualan.
2. Klik tombol Cetak lalu pilih opsi Desain Cetakan. Di sinilah Anda bisa mengatur layout dan data yang ingin ditampilkan dalam cetakan.
3. Klik bagian layout tempat Anda ingin menambahkan nama gudang. Tambahkan field dari daftar variabel yang tersedia. Biasanya, nama gudang bisa ditemukan di dalam kategori Warehouse atau Gudang. Sesuaikan letaknya agar tampil rapi dan tidak tumpang tindih dengan informasi lain.
3. Anda bisa mengatur font, ukuran teks, dan label sesuai keinginan. Setelah itu simpan template baru ini dan gunakan sebagai desain default untuk dokumen cetakan pengepakan Anda.
Tips Tambahan Saat Mengelola Gudang di Accurate
Agar pengelolaan nama gudang di Accurate lebih efektif, berikut beberapa tips tambahan:
- Beri nama gudang dengan format konsisten: Hindari penamaan gudang yang membingungkan atau mirip satu sama lain. Gunakan kode atau nama lokasi yang spesifik, misalnya “Gdg-JKT1”, “Gdg-SBY2”, dan seterusnya.
- Cek gudang default pada user: Pastikan setiap user yang membuat transaksi memiliki pengaturan gudang default yang sesuai agar tidak salah memilih saat input data.
- Gunakan fitur laporan per gudang: Accurate memungkinkan Anda untuk membuat laporan per gudang, misalnya laporan stok atau pergerakan barang.
- Lakukan audit stok berkala: Terlepas dari sistem, tetap penting untuk melakukan pengecekan fisik secara rutin agar stok sesuai dengan yang tercatat di gudang.
Kesimpulan
Menambahkan nama gudang pada desain cetakan pengepakan barang di Accurate adalah langkah kecil yang berdampak besar terhadap efisiensi distribusi dan transparansi data. Dengan fitur desain cetakan yang tersedia di Accurate, Anda bisa menyesuaikan dokumen cetakan agar lebih informatif, profesional, dan sesuai dengan alur kerja bisnis Anda.
Jika Anda masih merasa kesulitan atau ingin mengoptimalkan penggunaan fitur Accurate untuk pengelolaan gudang dan pencetakan dokumen, kami sangat menyarankan Anda untuk mengikuti kursus Accurate. Hubungi customer service kami sekarang juga dan dapatkan pelatihan yang tepat sesuai kebutuhan bisnis Anda.
