Dalam dunia bisnis dan komunikasi formal, berbagai jenis surat digunakan untuk berbagai keperluan. Salah satu jenis surat yang sering digunakan adalah inquiry letter. Namun, sering kali orang keliru menganggap inquiry letter sebagai surat permohonan. Namun apakah hal tersebut benar? Mari kita bahas lebih lanjut untuk memahami perbedaan dan tujuan dari kedua jenis surat ini.
Apa Itu Inquiry Letter?
Inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk meminta informasi atau mengajukan pertanyaan kepada pihak lain mengenai produk, layanan, atau topik tertentu. Tujuan utama dari surat ini adalah untuk mendapatkan klarifikasi atau detail lebih lanjut tentang sesuatu yang belum diketahui atau dipahami secara lengkap oleh pengirim surat.
Berikut ini beberapa contoh penggunaannya:
- Sebuah perusahaan mengirimkan surat kepada pemasok untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang harga dan spesifikasi produk yang ditawarkan.
- Seorang calon pelanggan menulis surat kepada perusahaan untuk menanyakan rincian lebih lanjut tentang layanan yang tersedia sebelum membuat keputusan pembelian.
Apakah Inquiry Letter Termasuk Surat Permohonan?
Meskipun inquiry letter dan surat permohonan sama-sama digunakan untuk meminta sesuatu, mereka memiliki tujuan dan konteks yang berbeda. Inquiry letter lebih tepat disebut sebagai surat permintaan informasi, bukan surat permohonan dalam arti yang umum dikenal. Berikut ini perbedaan antara keduanya:
1. Tujuan
- Inquiry letter bertujuan untuk mendapatkan informasi atau penjelasan lebih lanjut dari pihak lain.
- Surat permohonan bertujuan untuk meminta izin, bantuan, dukungan, atau kerjasama.
2. Isi Surat
- Inquiry letter biasanya berisi mengenai pertanyaan-pertanyaan spesifik yang ingin dijawab oleh penerima surat. Misalnya, “Bisa tolong kirimkan katalog terbaru dan daftar harga produk Anda?”
- Surat permohonan berisi mengenai permintaan yang lebih konkret, seperti “Kami memohon izin untuk menggunakan ruang konferensi pada tanggal…”
3. Contoh Kasus
- Contoh kasus untuk inquiry letter yaitu perusahaan mengirim surat ke produsen untuk menanyakan tentang garansi produk.
- Contoh kasus untuk surat permohonan yaitu perusahaan mengirim surat ke pemilik gedung untuk meminta izin penggunaan ruang pertemuan.
Kapan Harus Menggunakan Inquiry Letter?
Surat tersebut digunakan ketika Anda membutuhkan informasi tambahan atau ingin mengklarifikasi sesuatu sebelum membuat keputusan atau tindakan lebih lanjut. Misalnya, sebelum membeli produk, Anda mungkin ingin mengetahui lebih banyak tentang kualitas, harga, atau dukungan purna jual. Dalam situasi seperti ini, surat permintaan informasi adalah alat komunikasi yang tepat.
Format Penulisan
Proses penulisan surat permintaan informasi harus dilakukan dengan tepat untuk memastikan bahwa pertanyaan atau permintaan informasi Anda dijawab secara memadai. Biasanya, surat ini mencakup beberapa hal antara lain:
- Kepala Surat: Sertakan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Tanggal: Tulis tanggal ketika surat dikirim.
- Alamat Penerima: Tulis nama, jabatan, dan alamat penerima.
- Salam Pembuka: Gunakan salam yang sopan, seperti “Kepada Yth. [Nama]”.
- Isi Surat: Jelaskan maksud dan tujuan secara langsung, tetapi dengan bahasa yang sopan dan profesional.
- Salam Penutup: Akhiri dengan salam seperti ” “Hormat Kami”, diikuti dengan tanda tangan dan nama lengkap.
Nah, berikut tadi penjelasan mengenai pengertian hingga format penulisan dari surat permintaan informasi. Dalam membuatnya, sebenarnya Anda bisa menggunakan metode manual, tapi akan lebih baik jika Anda memanfaatkan software akuntansi terbaik seperti Accurate Online.
Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur keuangan, pencatatan hingga pembuatan laporan. Anda bisa mendapatkannya dengan mudah dengan menghubungi kami sekarang juga.
