Dalam proses penjualan, formulir sales order memegang peran penting sebagai dokumen awal yang mencatat permintaan pelanggan sebelum barang dikirim atau transaksi difakturkan. Namun, dalam praktiknya, Anda mungkin perlu melakukan perubahan pada dokumen tersebut, baik untuk memperbaiki informasi yang keliru maupun menyesuaikan detail pesanan.
Artikel ini akan membahas cara mengedit dan menghapus formulir sales order di Accurate 5, sekaligus memberikan tips agar proses administrasi penjualan tetap rapi dan akurat.
Apa Itu Formulir Sales Order di Accurate 5?
Formulir sales order adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan sebelum transaksi masuk ke tahap berikutnya, seperti pengiriman barang atau pembuatan invoice. Di Accurate 5, dokumen ini menjadi penghubung antara modul penjualan, gudang, dan piutang sehingga memastikan seluruh tahapan transaksi berjalan terkontrol.
Karena fungsinya yang penting, formulir SO memiliki keterkaitan dengan transaksi lanjutan. Hal inilah yang membuat proses mengedit atau menghapusnya tidak bisa dilakukan secara sembarangan—terutama jika dokumen sudah digunakan sebagai referensi transaksi lain.
Mengedit Formulir Sales Order di Accurate 5
Pengeditan dokumen sales order biasanya diperlukan ketika terdapat kesalahan input seperti jumlah barang, harga, tanggal, atau data pelanggan. Berikut ini langkah-langkah mengeditnya di Accurate 5:
- Buka menu Penjualan > Sales Order untuk melihat daftar seluruh sales order yang sudah dibuat.
- Gunakan fitur pencarian atau filter berdasarkan tanggal, pelanggan, atau nomor transaksi untuk mempercepat proses pencarian dokumen.
- Klik dua kali pada baris dokumen yang ingin diedit, lalu formulir SO akan terbuka.
- Anda dapat mengubah detail seperti nama barang, kuantitas, harga satuan, tanggal dokumen, dan catatan tambahan. Pastikan perubahan dilakukan sesuai kebutuhan dan tidak bertentangan dengan transaksi lanjutan.
- Klik Save untuk menyimpan hasil pengeditan. Accurate 5 akan mencatat revisi dan menyesuaikannya di laporan terkait.
Catatan penting: Jika sales order sudah diproses menjadi delivery order atau invoice, sebagian data mungkin tidak dapat diubah untuk menjaga konsistensi transaksi.
Menghapus Formulir Sales Order di Accurate 5
Penghapusan sales order biasanya dilakukan ketika transaksi benar-benar tidak jadi dilanjutkan. Namun Accurate hanya mengizinkan penghapusan jika dokumen tidak memiliki referensi seperti delivery order, surat jalan, retur penjualan, atau invoice.
Berikut ini langkah-langkah untuk menghapusnya:
- Buka sales order yang ingin dihapus.
- Klik tombol Delete.
- Konfirmasi penghapusan ketika sistem menampilkan notifikasi.
- Jika Dokumen Tidak Dapat Dihapus
Akan muncul pesan bahwa transaksi terhubung dengan dokumen lainnya. Solusinya adalah membatalkan atau menghapus transaksi lanjutan terlebih dahulu, selama pencatatan tersebut belum bersinggungan dengan transaksi lain seperti akuntansi atau persediaan.
Tips Mengelola Sales Order Agar Tidak Menimbulkan Error
Berikut beberapa tips sederhana agar formulir sales order tetap rapi dan minim revisi:
- Pastikan seluruh data pelanggan dan item sudah benar sebelum menyimpan SO.
- Hindari membuat transaksi lanjutan jika masih ada revisi besar di kuantitas atau harga.
- Terapkan standar input dalam tim, misalnya pengecekan dua tahap sebelum dokumen dijadikan dasar pengiriman.
- Gunakan fitur pembatasan akses Accurate 5 untuk mencegah pengguna tertentu menghapus dokumen tanpa otorisasi.
Ikuti Pelatihan Resmi Accurate Online Sekarang
Jika Anda ingin memahami lebih dalam mengenai cara mengelola formulir sales order, mengatur proses penjualan, atau menangani transaksi lanjutan di Accurate 5, Anda bisa mengikuti pelatihan resmi bersama Szeto Accurate Consultant.
Tim kami akan membantu Anda step-by-step hingga benar-benar menguasai penggunaan sistem. Hubungi customer service kami sekarang untuk mendapatkan jadwal pelatihan dan konsultasi penggunaan Accurate yang lebih optimal untuk bisnis Anda.
