Dalam dunia bisnis, terutama yang bergerak di bidang manufaktur, distribusi, atau retail, penelusuran barang melalui nomor seri merupakan hal penting. Nomor seri bukan sekadar angka acak pada produk, melainkan identitas unik untuk melacak histori barang, memudahkan proses retur, menjamin keaslian produk, hingga mendukung proses audit.
Namun, sering kali pengguna Accurate kebingungan ketika ingin mencetak dokumen seperti packing list atau delivery order dan ingin mencantumkan nomor seri dari barang yang dikirim. Apalagi jika pengaturan desain cetakan belum disesuaikan kebutuhan perusahaan. Padahal, Accurate sendiri sebenarnya sudah menyediakan fitur desain cetakan yang cukup fleksibel—termasuk untuk menampilkan informasi seperti nomor seri.
Lalu, bagaimana cara kerja fitur ini dan bagaimana penerapannya agar cetakan pengepakan barang bisa otomatis menyertakan nomor seri? Yuk, kita bahas tuntas di artikel ini.
Pentingnya Menyertakan Nomor Seri dalam Dokumen Pengiriman
Sebelum membahas teknisnya di Accurate, mari kita lihat dulu alasan kenapa menyertakan nomor seri dalam dokumen pengiriman itu penting:
- Transparansi kepada pelanggan: Pelanggan tahu persis barang mana yang mereka terima, termasuk nomor seri dari produk yang dikirimkan. Ini penting untuk jaminan garansi dan klaim produk.
- Memudahkan proses retur atau klaim: Jika terjadi kerusakan atau kesalahan kirim, data nomor seri di dokumen memudahkan proses pelacakan dan validasi produk.
- Audit dan kontrol internal lebih akurat: Nomor seri membantu bagian audit untuk melacak histori pergerakan barang, dari gudang hingga sampai ke tangan customer.
- Mencegah penyalahgunaan produk: Produk yang memiliki nomor seri mudah dicek keasliannya, sehingga menghindari risiko pemalsuan atau penggantian barang.
Cara Menampilkan Nomor Seri di Desain Cetakan Accurate
Accurate Desktop maupun Accurate Online sama-sama menyediakan fitur cetak dokumen dengan pengaturan desain yang dapat dikustomisasi. Untuk mencantumkan nomor seri dalam cetakan pengepakan barang, Anda perlu memanfaatkan fitur Desain Cetakan yang bisa diakses melalui modul “Penjualan” atau “Pengiriman”. Berikut langkah-langkahnya:
1. Masuk ke transaksi yang ingin Anda modifikasi (misalnya, Surat Jalan atau Packing List), kemudian pilih “Desain Cetakan”.
2. Di jendela editor, Anda bisa menambahkan kolom baru pada tabel detail barang. Pilih field atau variabel terkait nomor seri, biasanya bernama Serial Number atau Nomor Seri.
3. Atur posisi kolom sesuai keinginan. Anda juga bisa menyesuaikan font, ukuran, dan format tampilan agar sesuai dengan standar dokumen perusahaan Anda.
4. Setelah selesai mengatur desain, simpan perubahan dan jadikan template tersebut sebagai cetakan utama saat melakukan pengepakan atau pengiriman barang.
Tips Tambahan Saat Menggunakan Nomor Seri
Agar pengelolaan nomor seri dalam Accurate berjalan lancar, perhatikan hal-hal berikut:
1. Pastikan barang sudah diberi nomor seri saat pembelian atau produksi
Nomor seri harus diinput pada saat barang masuk ke sistem, baik dari pembelian maupun hasil produksi internal.
2. Gunakan fitur multi-serial untuk barang dalam jumlah banyak
Jika satu transaksi melibatkan banyak barang dengan nomor seri berbeda, Accurate memungkinkan pencatatan serial number secara masal.
3. Lakukan validasi nomor seri saat penjualan
Accurate bisa memaksa pengguna untuk memilih nomor seri yang valid saat menjual barang, sehingga tidak ada kesalahan kirim.
4. Gunakan laporan nomor seri untuk audit
Accurate menyediakan laporan histori serial number untuk membantu Anda melacak barang tertentu sudah dijual ke siapa dan kapan.
Kesimpulan
Menampilkan nomor seri dalam desain cetakan pengepakan barang di Accurate bukan hanya soal estetika dokumen, tapi menyangkut efisiensi, transparansi, dan keamanan dalam pengelolaan barang. Dengan memanfaatkan fitur desain cetakan secara optimal, bisnis akan lebih profesional dan terpercaya, terutama dalam hal pengiriman dan garansi produk.
Kalau Anda masih bingung atau ingin lebih mahir dalam mengatur desain cetakan dan penggunaan fitur nomor seri di Accurate, jangan ragu untuk mengikuti kursus Accurate bersama tim kami. Hubungi customer service sekarang dan jadwalkan pelatihan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
