Secara sederhana, write off berarti menghapus sebagian atau seluruh nilai dari suatu transaksi yang tidak dapat diselesaikan. Dalam konteks write off sales, ini berarti Anda meniadakan sejumlah kecil saldo piutang pelanggan yang tidak dapat dibayarkan.
Sebaliknya, write off purchase payment digunakan ketika Anda harus menghapus selisih pembayaran ke pemasok yang tidak dapat diatasi, seperti kelebihan bayar atau kekurangan nominal yang tidak ditagih lagi.
Misalnya, pelanggan Anda membayar sedikit lebih rendah dari tagihan seharusnya karena pembulatan atau potongan tertentu yang tidak tercatat. Jika selisihnya kecil dan tidak akan ditagih lagi, maka write off adalah solusi terbaik. Hal ini menjaga agar laporan piutang tetap rapi dan tidak ada saldo kecil yang menggantung.
Kapan Harus Melakukan Write Off?
Melakukan write off bukan berarti Anda membiarkan uang hilang begitu saja. Ini adalah langkah akuntansi yang dilakukan jika dan hanya jika nilai nominal tersebut tidak layak untuk ditindaklanjuti secara bisnis. Beberapa kondisi umum yang memungkinkan write off dilakukan, antara lain:
- Selisih pembayaran karena pembulatan angka (misalnya Rp 50 atau Rp 100).
- Pelanggan atau pemasok sudah tidak aktif.
- Transaksi lama yang tidak dapat diklaim ulang.
- Kelebihan bayar yang tidak dikembalikan.
Dengan menggunakan write off, Anda dapat memastikan bahwa laporan neraca dan laporan laba rugi tetap mencerminkan kondisi aktual dan tidak terganggu oleh saldo-saldo kecil yang sebetulnya tidak akan berpengaruh lagi terhadap bisnis.
Cara Melakukan Write Off di Accurate
Di Accurate, fitur write off sales dan purchase payment bisa diakses dengan cukup mudah. Berikut langkah-langkah umumnya:
Write Off Sales:
- Masuk ke menu Penjualan > Penerimaan Penjualan (Sales Receipt).
- Pilih pelanggan dan transaksi terkait.
- Pada bagian bawah, akan terlihat saldo yang belum terbayar.
- Jika terdapat selisih kecil, Anda bisa klik tombol Write Off.
- Pilih akun write off (misal “Beban Piutang Tak Tertagih”) dan pastikan jumlahnya sesuai.
- Simpan transaksi.
Write Off Purchase Payment:
- Masuk ke menu Pembelian > Pembayaran Pembelian (Purchase Payment).
- Pilih pemasok dan faktur pembelian yang relevan.
- Klik tombol Write Off jika ada selisih nominal.
- Pilih akun write off yang relevan (misal “Pendapatan Lain-lain” jika terjadi kelebihan bayar).
- Simpan dan periksa kembali jurnal yang terbentuk.
Pastikan akun write off sudah tersedia di daftar akun Anda, dan sebaiknya ditinjau ulang oleh bagian keuangan atau akuntan sebelum dilakukan, agar sesuai dengan kebijakan akuntansi perusahaan.
Manfaat Fitur Write Off
Menggunakan fitur write off secara tepat membawa banyak keuntungan, di antaranya:
- Laporan keuangan menjadi lebih akurat dan bersih.
- Menghindari saldo piutang atau utang yang tidak realistis.
- Membantu proses audit karena tidak ada transaksi kecil yang menggantung.
- Mempermudah proses rekonsiliasi data keuangan.
Fitur ini sangat penting, terutama bagi perusahaan yang memiliki volume transaksi tinggi. Tanpa fitur write off, Anda akan dipusingkan dengan transaksi kecil yang mengganggu keseimbangan laporan keuangan.
Kesimpulan
Write off bukanlah sekadar “menghapus” nominal kecil, tapi merupakan langkah penting untuk menjaga integritas data keuangan. Accurate memudahkan proses ini dengan fitur write off sales dan purchase payment yang mudah digunakan, fleksibel, dan tetap sesuai standar akuntansi.
Jika Anda masih merasa bingung dalam menggunakan fitur-fitur seperti ini, jangan khawatir. Ikuti kursus Accurate sekarang juga dan pelajari cara kerja software akuntansi yang satu ini secara mendalam bersama trainer berpengalaman. Hubungi customer service kami untuk informasi lebih lanjut dan jadwalkan pelatihan Anda hari ini!
