Mengelola transaksi internal perusahaan bisa menjadi tantangan tersendiri, terutama ketika berhubungan dengan piutang karyawan. Banyak perusahaan memberikan pinjaman karyawan untuk kebutuhan tertentu, lalu melakukan pemotongan gaji atau pembayaran manual setiap bulan. Jika dicatat sembarangan, laporan keuangan bisa tidak akurat dan saldo piutang jadi sulit dipantau.
Pada artikel ini, Anda akan mempelajari bagaimana cara mencatat pembayaran piutang karyawan di Accurate Online, langkah teknisnya, alur terbaik yang direkomendasikan, serta hal-hal penting yang perlu diperhatikan agar laporan tetap rapi.
Memahami Alur Piutang Karyawan di Accurate Online
Sebelum masuk ke langkah pencatatannya, penting bagi Anda untuk memahami bagaimana Accurate Online memperlakukan piutang karyawan.
- Piutang karyawan dicatat seperti piutang lainnya, namun biasanya menggunakan akun khusus agar tidak bercampur dengan piutang pelanggan.
- Pembayarannya dapat dilakukan melalui dua metode yaitu potong gaji atau pembayaran langsung.
- Accurate Online memungkinkan Anda memantau saldo per karyawan secara detail melalui menu Kontak > Karyawan.
Dengan memahami alurnya, proses pencatatan selanjutnya menjadi jauh lebih mudah.
Membuat Piutang Karyawan (Jika Belum Ada)
Sebelum mencatat pembayarannya, Anda perlu memastikan bahwa piutang karyawan memang sudah dicatat. Berikut ini caranya:
- Masuk ke menu Penjualan > Penagihan atau Penerimaan Lain-Lain, sesuai dengan kebijakan internal.
- Isi data karyawan sebagai pihak yang berutang.
- Gunakan akun khusus Piutang Karyawan di bagian akun.
- Simpan transaksi
- Setelah ini, piutang akan muncul dalam daftar saldo piutang kontak.
Cara Mencatat Pembayaran Piutang Karyawan
Jika karyawan mulai melakukan pembayaran cicilan, Anda dapat mencatatnya melalui menu Kas & Bank. Berikut ini langkah-langkah teknisnya:
- Masuk ke Kas & Bank > Penerimaan.
- Pilih Kas/Bank yang digunakan untuk menerima pembayaran.
- Pada bagian Dari, pilih nama karyawan yang membayar.
- Accurate akan otomatis menampilkan daftar piutang karyawan yang masih terbuka.
- Centang invoice/piutang yang ingin dilunasi sebagian atau seluruhnya.
- Masukkan jumlah pembayaran sesuai nominal yang diterima.
- Jika pembayaran melalui pemotongan gaji, Anda tetap mencatatnya di sini namun sumber dana bisa dibuatkan akun khusus “Pemotongan Gaji”.
- Simpan transaksi.
- Transaksi pembayaran ini akan mengurangi saldo piutang karyawan secara otomatis.
Tips Agar Pencatatan Piutang Karyawan Lebih Rapi
Agar laporan piutang karyawan tertata dan mudah direkonsiliasi, berikut beberapa tipsnya:
- Gunakan akun khusus untuk piutang karyawan. Jangan digabung dengan piutang pelanggan agar laporan tidak bias.
- Buat nomor referensi untuk setiap pinjaman. Ini memudahkan pelacakan jika ada lebih dari satu transaksi per karyawan.
- Selalu cocokan saldo dengan HR/payroll. Terutama jika pembayaran dilakukan melalui pemotongan gaji bulanan.
- Gunakan memo atau catatan internal. Simpan catatan seperti tenor pinjaman, tujuan pinjaman, atau kebijakan khusus untuk memudahkan audit.
Dengan proses yang rapi, pelacakan piutang tetap akurat meski jumlah karyawan banyak.
Ikuti Pelatihan Accurate Online Sekarang
Jika Anda membutuhkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai pengelolaan piutang karyawan, pencatatan transaksi internal, atau modul kas & bank di Accurate Online, Anda bisa mengikuti pelatihan resmi di Szeto Accurate Consultant. Tim kami akan membantu Anda memahami alur terbaik sesuai kondisi bisnis Anda. Hubungi customer service kami sekarang untuk jadwalkan sesi pelatihan dan konsultasi.
