Ketika sebuah perusahaan ingin memulai pembukuan baru untuk cabang tertentu atau melakukan pemisahan data berdasarkan periode tertentu, proses cut off menjadi langkah penting agar laporan keuangan tetap rapi dan akurat. Accurate 5 menyediakan fitur Create New Branch yang bisa digunakan sebagai solusi praktis untuk membuat pemisahan data tanpa harus membuat database baru dari nol.
Artikel ini akan membahas apa itu cut off di Accurate 5, kapan fitur ini digunakan, langkah-langkah penggunaannya, serta beberapa tips agar proses cut off berjalan lancar.
Apa Itu Cut Off dan Mengapa Penting?
Cut off adalah proses memutus data transaksi pada akhir periode tertentu sehingga laporan untuk periode berikutnya dimulai dengan saldo awal yang bersih dan terstruktur. Dalam konteks Accurate 5, cut off sering digunakan saat:
- Membuka cabang baru dan ingin memisahkan pembukuan.
- Melakukan restrukturisasi organisasi sehingga data transaksi harus dibagi berdasarkan unit atau cabang.
- Menghindari database yang terlalu besar dan berat akibat transaksi bertahun-tahun.
- Membuat laporan keuangan per cabang tanpa mengganggu data cabang lainnya.
Dengan memanfaatkan fitur Create New Branch, Anda bisa memulai pencatatan baru dengan saldo awal yang otomatis ditarik dari periode sebelumnya tanpa perlu input ulang satu per satu.
Mengenal Fitur Create New Branch di Accurate 5
Fitur Create New Branch berada di menu pengaturan perusahaan di Accurate 5. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk:
- Membuat cabang baru secara otomatis dengan menyalin saldo dari cabang lama.
- Mengatur pemisahan transaksi sehingga masing-masing cabang memiliki pencatatan transaksi sendiri.
- Mengontrol akses pengguna berdasarkan cabang sehingga tidak semua user bisa melihat atau mengubah transaksi di cabang lain.
Fitur ini sangat membantu perusahaan yang sedang melakukan ekspansi atau reorganisasi internal namun tetap ingin menjaga integritas laporan keuangan.
Cara Cut Off Menggunakan Fitur Create New Branch
Berikut langkah-langkah melakukan cut off dengan menu Create New Branch di Accurate 5:
- Pastikan jurnal, invoice, pembayaran, persediaan, dan penyesuaian lainnya sudah selesai. Hal ini penting agar saldo awal cabang baru benar-benar akurat.
- Lakukan tutup buku periode untuk mengunci transaksi periode sebelumnya dan menyiapkan saldo akhir sebagai dasar saldo awal untuk cabang baru.
- Masuk ke menu pengaturan perusahaan lalu pilih opsi pembuatan cabang baru. Pada tahap ini Anda bisa memilih untuk menyalin saldo akun tertentu saja atau keseluruhan saldo neraca.
- Beri nama cabang, tentukan kode cabang, pengaturan akses user, serta data apa saja yang ingin dibawa ke cabang baru.
- Setelah Create New Branch berhasil diproses, cek saldo awal cabang baru dengan laporan neraca untuk memastikan kesesuaian data.
- Pada titik ini Anda sudah siap menginput transaksi di cabang baru tanpa mengganggu cabang lama.
Tips Agar Proses Cut Off Berjalan Lancar
Berikut beberapa tips praktis agar cut off lebih aman dan minim kesalahan:
- Lakukan backup database sebelum memulai proses cut off.
- Pastikan user yang bertanggung jawab paham struktur akun dan transaksi per cabang.
- Hindari menghapus cabang lama setelah cut off, karena data historis tetap diperlukan.
- Lakukan uji coba cut off pada database percobaan jika perusahaan memiliki struktur transaksi yang kompleks.
- Catat perubahan atau histori cut off untuk kebutuhan audit dan review internal.
Ikuti Pelatihan Accurate 5 Sekarang
Jika Anda ingin memastikan proses cut off, setup cabang, dan pemisahan pembukuan berjalan rapi dan bebas risiko, Anda bisa mengikuti pelatihan Accurate 5 bersama Szeto Accurate Consultant. Tim kami siap membantu Anda memahami fitur Create New Branch beserta praktik terbaiknya dalam konteks operasional perusahaan Anda. Hubungi customer service kami sekarang untuk mendapatkan jadwal pelatihan dan konsultasi.
