Invoice atau faktur pembelian adalah dokumen penting dalam transaksi jual beli. Dokumen ini berisi mengenai detail transaksi dan biasanya dibuat oleh penjual untuk dikirimkan kepada pembeli sebagai bukti bahwa pembayaran harus dilakukan. Invoice berbeda dengan kwitansi. Invoice merupakan dokumen berupa tagihan kepada pembeli, sedangkan kwintasi adalah bukti pembayaran. Pada artikel ini, kami akan membahas mengenai pengertian invoice, fungsi, dan jenisnya. Simak sampai selesai ya!
Pengertian Invoice
Invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli atau pelanggan untuk memberitahukan jumlah uang yang harus dibayar. Pada umumnya, invoice dibuat dalam tiga salinan. Salinan pertama diberikan kepada pembeli setelah mereka membayar, salinan kedua disimpan sebagai catatan penjualan oleh penjual, dan salinan terakhir digunakan sebagai bukti dalam laporan keuangan penjual.
Fungsi Invoice untuk Perusahaan
Invoice adalah dokumen penting bagi perusahaan. Ini dapat membantu dalam menghitung dan menyediakan bukti transaksi yang akan dicatat dalam pembukuan. Berikut ini fungsinya:
1. Mengelola Pembayaran
Invoice berperan penting dalam mengatur aliran pembayaran dalam perusahaan. Dengan invoice, perusahaan dapat menentukan kapan pembayaran dan berapa uang yang diterima dari pelanggan. Invoice berisi informasi tentang jumlah yang harus dibayarkan, rincian barang atau jasa yang dijual, serta tanggal jatuh tempo pembayaran.
Dengan begitu, perusahaan dapat memantau pembayaran yang sudah diterima dan yang belum dibayar. Perusahaan juga dapat mengidentifikasi pelanggan yang terlambat membayar, sehingga tindakan pengingat atau penagihan bisa dilakukan secara tepat.
2. Bukti Lapor Pajak
Dalam aspek perpajakan, invoice sangat penting sebagai dokumen pendukung. Setiap transaksi yang tercatat di invoice digunakan untuk melaporkan pendapatan dan pengeluaran perusahaan kepada otoritas pajak.
Hal ini untuk memastikan agar semua pendapatan dan pengeluaran bisnis tercatat secara akurat dan transparan. Tanpa invoice yang valid, perusahaan akan menghadapi kesulitan dalam menunjukkan bukti transaksi untuk keperluan perpajakan. Sehingga dapat menyebabkan masalah hukum atau denda.
3. Dokumen Perusahaan
Invoice tidak hanya untuk keperluan transaksi, tetapi juga untuk keperluan administratif dan keuangan jangka panjang. Fungsi utamanya adalah untuk mempermudah proses pembukuan dan akuntansi.
Ini karena invoice memberikan catatan terperinci tentang transaksi jual beli yang terjadi, termasuk informasi tentang barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga, serta pihak-pihak yang terlibat. Ini sangat membantu dalam pencatatan keuangan perusahaan dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.
Jenis-Jenis Invoice
Invoice terdiri atas tiga jenis dengan fungsi yang berbeda. Berikut penjelasannya:
1. Invoice Biasa
Invoice biasa adalah jenis invoice yang paling umum digunakan. Invoice ini berisi tentang detail transaksi, termasuk daftar barang atau jasa yang dijual, harga, jumlah, dan informasi lain yang berkaitan dengan pembayaran. Invoice ini dikeluarkan setelah barang atau jasa diserahkan. Fungsinya sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli.
2. Invoice Proforma
Invoice proforma lebih merupakan pernyataan penjual tentang nilai barang atau jasa yang akan dijual, bukan permintaan pembayaran. Invoice ini biasanya dikeluarkan sebelum transaksi selesai atau sebelum barang dikirimkan. Hal ini untuk memberikan estimasi harga atau sebagai dokumen sementara sebelum invoice biasa dikeluarkan.
3. Invoice Konsuler
Invoice konsuler khusus digunakan dalam transaksi internasional dan dikeluarkan oleh konsulat negara tempat barang tersebut diimpor. Invoice ini berisi informasi tentang nilai barang, spesifikasi, dan negara asal. Tujuannya untuk memastikan bahwa barang yang diimpor mematuhi regulasi dan standar yang berlaku di negara tujuan.
Berikut tadi penjelasan tentang invoice. Jika Anda ingin membuat invoice dengan mudah, maka Anda dapat menggunakan bantuan software Accurate. Dengan fitur otomatis, perusahaan dapat dengan cepat menghasilkan invoice yang akurat dan rapi setiap kali sebuah transaksi terjadi. Jadi, yuk gunakan Accurate sekarang juga!