Dalam proses implementasi Accurate Online, pengguna terkadang bingung terkait saldo awal uang muka pembelian. Terutama ketika perusahaan sudah memberikan uang muka ke pemasok, tapi barang atau faktur pembeliannya belum diterima. Jika tidak diinput dengan benar, laporan hutang, kas/bank, dan posisi uang muka bisa menjadi tidak akurat.
Mengapa Saldo Awal Uang Muka Pembelian Penting?
Saldo awal uang muka pembelian menunjukkan jumlah pembayaran yang sudah dilakukan kepada pemasok tetapi belum memiliki invoice pembelian. Jika tidak dicatat:
- Laporan Hutang Dagang menjadi tidak sesuai.
- Kas/Bank terlihat lebih besar dari posisi sebenarnya.
- Accurate Online tidak dapat mencocokkan uang muka saat invoice pembelian dibuat.
- Rekonsiliasi anggaran atau alur pembelian menjadi kacau.
Karena itu, pengisian saldo awal harus dilakukan dengan metode yang tepat agar akurasi data tetap terjaga.
Menyiapkan Data Sebelum Menginput Saldo Awal
Sebelum melakukan input di Accurate Online, pastikan sudah menyiapkan data berikut:
- Catat daftar nama pemasok dan nilai uang muka per pemasok.
- Bukti transaksi pembayaran. Bisa berupa bukti transfer, bukti kas keluar, atau nota pembayaran lainnya.
- Akun kas atau bank yang digunakan. Tujuannya agar saldo awal yang dicatat sesuai dengan perpindahan dana yang sebenarnya.
- Pastikan belum ada invoice pembelian. Jika invoice sudah ada, maka uang muka tidak perlu diinput sebagai saldo awal tetapi langsung dikaitkan di faktur.
Cara Input Saldo Awal Uang Muka Pembelian di Accurate Online
Berikut langkah-langkah input saldo awal uang muka pembelian sebelum periode berjalan:
- Masuk ke Pembelian > Pembayaran Pembelian.
- Klik Tambah Baru, kemudian isi:
- Pemasok: pilih pemasok yang menerima uang muka.
- Tanggal: gunakan tanggal sebelum periode go-live (misalnya “31/12/2024”).
- Akun Pembayaran: pilih akun kas atau bank tempat uang muka dibayarkan.
- Pada kolom Uang Muka, masukkan jumlah uang muka yang sebenarnya. Biarkan kolom faktur kosong karena belum ada invoice yang terkait.
- Pastikan akun uang muka pembelian otomatis terpakai. Jika tidak muncul, periksa kembali pengaturan akun default di Pengaturan > Preferensi > Pembelian.
- Setelah itu simpan dan saldo awal uang muka akan:
- Menambah saldo akun Uang Muka Pembelian
- Mengurangi saldo kas atau bank
- Menampilkan posisi uang muka di laporan pemasok
Cara Mengecek Apakah Input Saldo Awal Sudah Benar
Setelah input saldo awal selesai, pastikan Anda melakukan pengecekan berikut:
- Lihat buku besar akun uang muka pembelian dan pastikan saldo yang muncul sesuai.
- Periksa saldo Kas/Bank dan pastikan saldo harus berkurang sesuai jumlah uang muka.
- Cek laporan hutang dagang. Pemasok yang menerima uang muka akan tampil dengan saldo minus (karena Anda sudah membayar).
- Coba buat faktur pembelian dan pastikan uang muka bisa terpakai otomatis ketika invoice pembelian dibuat di periode baru.
Tips Agar Input Saldo Awal Tidak Bermasalah
- Selalu input per pemasok agar mudah melakukan rekonsiliasi.
- Jangan menggabungkan banyak pemasok dalam satu transaksi saldo awal.
- Pastikan tanggal input adalah tanggal terakhir sebelum go-live.
- Simpan bukti pembayaran untuk pencocokan audit.
- Hindari menggunakan Adjustment uang muka karena tidak terbaca modul pembelian.
Ikuti Pelatihan Accurate Online Sekarang
Pengaturan saldo awal adalah bagian krusial dalam implementasi Accurate Online. Jika Anda ingin belajar lebih dalam mengenai modul pembelian, pengaturan saldo awal, atau implementasi Accurate Online secara lengkap, Anda dapat mengikuti pelatihan resmi bersama Szeto Accurate Consultant. Hubungi customer service kami sekarang untuk mendapatkan jadwal pelatihan yang sesuai kebutuhan bisnis Anda.
