Dalam proses penjualan, quotation atau penawaran harga sering kali menjadi dokumen pertama yang diberikan kepada pelanggan sebelum terjadi transaksi. Di Accurate 5, dokumen ini dikenal sebagai formulir sales quotation, dan pengguna dapat membuat, mengedit, hingga menghapusnya sesuai kebutuhan.
Artikel ini akan membahas cara melakukan edit dan hapus formulir sales quotation di Accurate 5, lengkap dengan langkah-langkah praktis yang bisa langsung Anda terapkan.
Mengenal Fungsi Formulir Sales Quotation di Accurate 5
Sebelum masuk ke proses edit dan hapus, Anda perlu memahami dulu fungsi utama dari sales quotation. Dokumen ini digunakan untuk memberikan gambaran harga, syarat, serta detail penawaran produk atau jasa kepada pelanggan sebelum terjadi penjualan.
Melalui formulir sales quotation, bisnis dapat:
- Menawarkan harga secara resmi.
- Melakukan negosiasi jika pelanggan meminta revisi.
- Menjadikan quotation sebagai dasar pembuatan Sales Order ketika penawaran disetujui.
Karena sifatnya fleksibel, sering kali pengguna perlu menyesuaikan data quotation setelah didiskusikan kembali dengan pelanggan. Di sinilah fungsi edit dan hapus sangat diperlukan.
Cara Mengedit Formulir Sales Quotation di Accurate 5
Untuk mengedit quotation yang sudah dibuat di Accurate 5, Berikut langkah-langkahnya:
- Buka modul Penjualan pada Accurate 5, kemudian pilih bagian Sales Quotation. Anda akan melihat daftar seluruh quotation yang pernah dibuat.
- Cari dokumen yang ingin Anda ubah datanya. Anda bisa menggunakan fitur pencarian untuk mempercepat proses.
- Klik dua kali untuk membuka dokumen. Setelah terbuka, Anda dapat melakukan penyesuaian pada berbagai bagian, seperti:
- Informasi pelanggan
- Daftar barang atau jasa
- Harga dan diskon
- Catatan tambahan
- Tanggal dokumen
- Setelah data sudah sesuai, klik tombol Simpan. Accurate 5 akan memperbarui dokumen tanpa mengubah nomor transaksinya.
Cara Menghapus Formulir Sales Quotation di Accurate 5
Jika ada quotation yang tidak lagi dibutuhkan, Anda dapat menghapusnya. Namun, penghapusan hanya bisa dilakukan jika dokumen belum digunakan sebagai acuan transaksi lain. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka Menu Penjualan → Sales Quotation. Sorot transaksi yang ingin Anda hapus.
- Klik tombol hapus. Biasanya tombol ini berada di bagian atas daftar menu. Accurate 5 akan menampilkan konfirmasi sebelum penghapusan dilakukan.
- Setelah dikonfirmasi, dokumen akan terhapus dari sistem.
Catatan penting saat menghapus dokumen
- Dokumen tidak bisa dihapus apabila sudah tercatat dalam proses approval, dibuatkan Sales Order, atau ditautkan ke transaksi lain.
- Jika Anda hanya ingin membatalkan dokumen tanpa menghapusnya, Anda bisa mengganti status menjadi void (jika kebijakan perusahaan memungkinkan).
Mengapa Penting Mengelola Formulir Sales Quotation dengan Tepat?
Pengelolaan quotation yang rapi membantu bisnis menjaga alur penawaran tetap jelas, terutama ketika berhubungan dengan negosiasi pelanggan. Dengan mengedit dan menghapus dokumen yang sudah tidak relevan, Anda dapat menjaga data agar tetap akurat dan mudah ditelusuri saat dibutuhkan.
Selain itu, Accurate 5 menyediakan struktur penyimpanan yang sistematis, sehingga perubahan data yang tepat akan mempermudah proses validasi dan pelaporan penjualan.
Ikuti Pelatihan Accurate Online Sekarang
Jika Anda ingin memahami penggunaan Accurate 5 atau Accurate Online secara lebih mendalam—termasuk pembuatan, edit, dan penghapusan formulir sales quotation—Anda bisa mengikuti pelatihan resmi bersama Szeto Accurate Consultant.
Tim kami siap membantu Anda menguasai fitur-fitur Accurate dengan cepat sehingga pekerjaan Anda menjadi jauh lebih efisien. Hubungi customer service kami sekarang dan jadwalkan sesi pelatihan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
