Suatu usaha atau bisnis pasti akan melakukan transaksi penjualan dan pembelian produk maupun barang. Transaksi tersebut disertai dengan beberapa dokumen, misalnya faktur pembelian. Fungsi faktur pembelian sendiri sangat penting dalam keberlangsungan bisnis. Lantas apa saja fungsi yang dimaksud? Berikut ini penjelasannya!
Apa Itu Faktur Pembelian?
Faktur pembelian atau invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi pembelian barang atau jasa. Dokumen ini mencatat semua informasi penting mengenai transaksi tersebut, seperti nama dan alamat pihak yang terlibat, rincian barang atau jasa yang dibeli, harga satuan, jumlah total, dan tanggal transaksi.
Fungsi dari Dokumen Faktur Pembelian
Berikut ini penjelasan beberapa fungsi atau kegunaan faktur pembelian dalam bisnis:
1. Sebagai Bukti atas Transaksi yang Dilakukan
Invoice dapat dijadikan sebagai dokumen invoice atau pemberitahuan atas transaksi jual beli yang telah dilakukan. Oleh karena itu, invoice berisi informasi lengkap tentang nama produk, jumlah, harga, tanggal, dan data lainnya.
2. Bukti Produk Sesuai dengan Keinginan Pembeli
Invoice juga dapat berfungsi sebagai bukti bahwa produk yang dibeli dan diterima oleh pembeli telah sesuai dengan pesanan sebelumnya.
3. Sebagai Dokumen Informasi Nilai Tagihan Pembayaran atas Pembelian
Fungsi invoice lainnya adalah sebagai dokumen sah untuk menunjukkan besarnya nilai tagihan yang harus dibayarkan atas pembelian produk. Di dalamnya juga terdapat tanggal atau waktu jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan.
4. Bukti untuk Melakukan Retur atau Pengembalian
Jika pembeli ingin melakukan retur atau pengembalian produk, maka invoice dapat dijadikan dokumen pelengkap atau bukti. Selain invoice, pembeli harus memenuhi berbagai syarat dan ketentuan lainnya sesuai kesepakatan dengan penjual ketika akan melakukan retur produk.
5. Dokumen untuk Pencatatan dalam Akuntansi
Dalam bisnis perlu dilakukan pencatatan akuntansi untuk keperluan pembuatan laporan keuangan dan lainnya. Di dalam pencatatan akuntansi tersebut, invoice dapat berfungsi sebagai dokumen yang sah atau resmi untuk dokumentasi transaksi jual beli.
Cara Mengelola Faktur Pembelian dengan Efektif
Berikut ini beberapa tips untuk mengelola faktur pembelian dengan efektif:
1. Menggunakan Software Akuntansi
Penggunaan software akuntansi seperti Accurate, Xero, atau QuickBooks dapat membantu dalam pencatatan dan pengelolaan invoice secara otomatis. Ini mengurangi risiko kesalahan manusia dan mempercepat proses pencatatan.
2. Menyimpan Faktur PembelianSecara Digital
Selain menyimpan faktur fisik, menyimpannya dalam bentuk digital dapat membantu akses dan pengelolaan yang lebih mudah. Ini juga memudahkan pencarian dokumen saat dibutuhkan.
3. Memeriksa Keakuratan Faktur Pembelian
Sebelum menerima faktur, pastikan untuk memeriksa keakuratan informasi yang tercantum, termasuk harga, jumlah barang, dan tanggal transaksi. Hal ini penting untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan dan pembayaran.
4. Mencocokkan dengan Pesanan dan Penerimaan Barang
Lakukan rekonsiliasi antara faktur pembelian, pesanan pembelian, dan dokumen penerimaan barang. Ini memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan harga yang disepakati.
5. Menjaga Jadwal Pembayaran
Atur jadwal pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang tercantum di invoice. Ini membantu menjaga hubungan baik dengan pemasok dan menghindari biaya keterlambatan.
Nah, berikut tadi penjelasan mengenai faktur pembelian. Anda bisa membuat invoice dengan mudah menggunakan bantuan aplikasi digital seperti Accurate.
Dengan Accurate, pencatatan segala transaksi bisnis dapat terkendali dan tersusun rapi. Hal ini tentunya juga memudahkan analisis keuangan perusahaan dan mengatur strategi bisnis kedepannya. Jadi, jangan ragu untuk menggunakan software menarik ini dan pesan segera!