Tidak semua barang dan jasa yang tersimpan dalam database perusahaan akan terus digunakan. Ada produk yang sudah tidak dijual, jasa yang sudah tidak ditawarkan, atau item tertentu yang sebenarnya masih tersimpan karena pernah digunakan dalam transaksi sebelumnya.
Dalam kondisi seperti ini, menghapus data bukan selalu menjadi pilihan karena histori transaksi tetap perlu dipertahankan. Accurate Online menyediakan opsi untuk menonaktifkan barang dan jasa agar item tersebut tidak digunakan pada transaksi baru tanpa menghilangkan histori yang sudah tercatat.
Pada artikel ini, kita akan membahas alasan menonaktifkan barang dan jasa, langkah-langkahnya, serta hal yang perlu diperhatikan setelah item dinonaktifkan.
Mengapa Perlu Menonaktifkan Barang dan Jasa?
Fitur menonaktifkan barang dapat digunakan ketika item sudah tidak ingin digunakan di transaksi baru. Kondisi ini berbeda dengan menghapus data. Dengan menonaktifkan, histori transaksi yang pernah menggunakan barang atau jasa tersebut tetap tersimpan.
Fitur ini berguna ketika barang sudah tidak dijual, produk sudah tidak diproduksi, atau jasa tidak lagi ditawarkan kepada pelanggan. Selain itu, menonaktifkan item dapat membuat daftar Barang & Jasa menjadi lebih ringkas sehingga pengguna lebih mudah memilih item ketika membuat transaksi.
Cara Menonaktifkan Barang dan Jasa di Accurate Online
Untuk menonaktifkan barang, Anda dapat mengikuti langkah berikut:
- Masuk ke database perusahaan di Accurate Online.
- Buka menu Persediaan, kemudian pilih Barang & Jasa.
- Pada daftar Barang & Jasa, cari barang atau jasa yang ingin dinonaktifkan.
- Buka detail barang atau jasa tersebut.
- Masuk ke tab Lain-Lain.
- Centang pilihan Non-Aktif.
- Simpan perubahan.
Setelah statusnya diubah menjadi nonaktif, barang atau jasa tersebut tidak dapat dipilih untuk transaksi baru. Dengan demikian, pengguna tidak perlu menghapus item yang sudah memiliki histori transaksi.
Apa Dampak Menonaktifkan Barang?
Menonaktifkan barang tidak sama dengan menghapus barang dari database. Histori transaksi yang sudah menggunakan item tersebut tetap tersimpan sehingga data lama tetap dapat digunakan untuk kebutuhan penelusuran dan pelaporan.
Sementara itu, pada transaksi baru, barang yang sudah dinonaktifkan tidak dapat dipilih. Hal ini membantu mencegah pengguna secara tidak sengaja memasukkan produk atau jasa yang sebenarnya sudah tidak digunakan.
Kapan Sebaiknya Barang Dinonaktifkan?
Sebaiknya lakukan menonaktifkan barang apabila item memang sudah tidak digunakan dalam kegiatan operasional. Contohnya, perusahaan menghentikan penjualan produk tertentu atau mengganti suatu jasa dengan layanan baru.
Sebelum menonaktifkan, pastikan item tersebut memang tidak diperlukan untuk transaksi berjalan. Untuk barang persediaan, periksa juga kondisi stok dan transaksi yang masih berkaitan agar perubahan tidak mengganggu proses operasional.
Status aktif barang juga berpengaruh terhadap beberapa proses persediaan. Misalnya, barang yang sudah berstatus nonaktif tidak akan ditampilkan saat proses Stok Opname.
Bisa Mengaktifkan Kembali Barang?
Jika suatu saat barang atau jasa yang sebelumnya dinonaktifkan kembali digunakan, statusnya dapat diubah kembali menjadi aktif melalui data Barang & Jasa. Dengan begitu, item tersebut dapat digunakan kembali pada transaksi sesuai kebutuhan perusahaan. Hal ini membuat fitur nonaktif lebih fleksibel dibandingkan menghapus data secara permanen, terutama untuk item yang memiliki histori transaksi penting.
Tingkatkan Penguasaan Accurate Online Bersama Szeto Accurate Consultant
Memahami cara menonaktifkan barang dan jasa dapat membantu Anda menjaga database Accurate Online tetap rapi tanpa menghilangkan histori transaksi. Pengelolaan data Barang & Jasa yang tepat juga membantu mengurangi kesalahan saat melakukan input transaksi dan membuat pekerjaan administrasi menjadi lebih efisien.
Jika Anda ingin memahami Accurate Online secara menyeluruh, ikuti pelatihan Accurate Online. Anda dapat mempelajari berbagai fitur, mulai dari pengelolaan barang dan jasa, penjualan, pembelian, persediaan, perpajakan, hingga laporan keuangan secara lebih praktis. Segera hubungi customer service kami sekarang dan tingkatkan kemampuan Anda dalam menggunakan Accurate Online secara profesional.
